Secrétaire (H/F)

Depuis 1973, la résidence Saint-Gilles située à Colmar est un EHPA (Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées) géré par l’Association « Association Saint Gilles» et emploie 35 salariés. Elle propose pour 107 résidents, des appartements sécurisants et adaptés et offre des prestations de qualité dans une structure conviviale afin d’accompagner les résidents dans leur vie au quotidien. L’Association recherche pour pérenniser son organisation dans le cadre du respect de ses valeurs humanistes un/une :

Secrétaire (H/F)


Vos missions : Sous la responsabilité directe de la Direction de la structure :

  • Vous assurez la gestion du standard téléphonique
  • Vous accueillez, identifiez la demande, renseignez et orienter les personnes internes (résidents, salariés) et les personnes externes (familles, intervenants médicaux et para médicaux, partenaires, fournisseurs…)
  • Vous assurez la gestion du planning des résidents, des réservations repas et les liens avec les intervenant internes et externes
  • Vous assurez le suivi administratif global des résidents dès la demande d’inscription (avec le Logiciel TITAN)
  • Vous contrôlez l’accès et la circulation des personnes ainsi que le respect des règles en application
  • Vous effectuez le tri et la distribution du courrier
  • Vous assistez la Direction dans le traitement de différentes tâches administratives (courrier, mise à jour de tableaux de suivis, classement, prises de contact…)
  • Vous garantissez la confidentialité des informations émises et transmises
  • Vous véhiculez l’image et les valeurs de l’Association à l’interne et à l’externe
  • Pour l’ensemble de ses tâches, vous travaillez en collaboration avec votre collègue. .

Votre profil :

  • Vous avez une formation dans le domaine de l’assistanat et de l’accueil et une première expérience reconnue à un poste similaire Vous maitrisez Pack Office (Word, Excel, Outlook ) et idéalement le logiciel TITAN
  • Vous maitrisez les techniques de communications et des modalités d’accueil
  • Vos qualités relationnelles, votre sens du service et votre réactivité, vous permettent de participer au bienêtre des résidents
  • Vous êtes reconnu pour votre capacité à gérer les priorités et votre polyvalence.

Rémunération Selon la CCN 51 Merci d’adresser votre candidature à notre partenaire conseil, CV + lettre de motivation : PMC Conseils – jacqueline.probst@managementconseils.fr –  06 75 18 48 19